L’emergenza Coronavirus sta causando un periodo sicuramente impegnativo anche per molte imprese. Il consiglio che viene dato è, laddove possibile, di ricorrere allo smart working, ossia al lavoro da remoto per ciascun collaboratore.

Forti della nostra esperienza, vogliamo condividervi il nostro approccio metodico allo smart working. Per molte aziende può diventare un’opportunità per attivarlo e integrarlo.

Quali sono gli step da seguire? Quali i tool consigliati da usare? Ecco la nostra scaletta per attivare un il lavoro aziendale da remoto senza sorprese.

1. Attivare la VPN

La VPN (Virtual Private Network) è la rete virtuale privata che consente di accedere da remoto alle risorse aziendali disponibili solo su server interni, senza rischiare di esporli liberamente su internet. Privacy e sicurezza dei dati sono garantiti, in quanto vengono utilizzati protocolli crittografati per trasferire i dati in maniera integra, autenticata e confidenziale.

Per attivare la VPN servono un firewall adeguatamente dimensionato, l’utilizzo di IP pubblici statici e una connessione con sufficiente banda minima garantita.

2. Il firewall: protezione dei file da attacchi esterni

La sicurezza è al primo posto della struttura tecnologica, e un apposito firewall è tutto ciò che serve. Noi consigliamo Fortinet, su cui siamo certificati da anni, le cui funzionalità sono perfette e dedicate per lo smart working tramite VPN.

3. Assicurarsi di avere una banda minima garantita

In azienda avere una connessione Internet con banda minima garantita significa che non è possibile scendere sotto una certa velocità. Questo assicura ai lavoratori da remoto di poter accedere ai dati aziendali senza attese… a patto che anche a casa abbiano una buona connessione!

4. Cloud: memorizzare i file in rete

Il cloud consente la memorizzazione dei file in rete, dunque con possibilità di accesso per tutti anche da casa.
Ci sono diverse applicazioni a questo proposito, ad esempio Sharepoint, che consente di creare liste di file, repository documentali, di sincronizzare i calendari con Outlook e altre funzionalità. SharePoint è completamente integrato con la suite di Office 365, che raggruppa i celebri Word, Excel, Powerpoint& co. e ne consente la condivisione dei file su qualsiasi dispositivo grazie ai salvataggi cloud.

5. Le telefonate? Sì, con il centralino VoIP

È possibile utilizzare il telefono aziendale anche a casa. Bastano il proprio computer e il centralino VoIP che consente, sfruttando Internet, di fare e ricevere telefonate con lo stesso numero usato in azienda.

6. Riunioni via Internet: con quali strumenti?

Le videoconferenze, sia interne che con i clienti, sono semplici da configurare ed effettuare. Il software che utilizziamo più spesso è Microsoft Teams, anch’esso integrato in Office 365, ma non mancano le alternative come Zoom e Cisco Webex. In caso di webinar invece, Be Live può fare al caso vostro.

7. Alcune risorse gratuite durante l’emergenza Coronavirus

Diverse compagnie hanno deciso di proporre gratuitamente i loro strumenti per facilitare lo smart working. L’elenco dei servizi a disposizione è sul sito governativo https://solidarietadigitale.agid.gov.it/.

8. Infovi è a vostra disposizione… tramite smart working!

Per qualsiasi ulteriore informazione sia necessaria e per supporto tecnico, i nostri riferimenti sono assistenza@infovi.net e 0444.1788000. Siamo tutti operativi, ovviamente in smart working!